کاغذ و ۷ مرحله برای استفاده از دستگاههای فتوکپی در محل کار با مصرف کمتر

کاغذ در دستگاه کپی شارپ

کاغذ در دستگاه کپی

کاغذ : کاهش وابستگی محل کار به کاغذ، مزایای متعددی را به همراه می آورد.

لیستی از مزایای آن شامل موارد زیر میشود:

  • زمان پاسخ سریع تر به سوالات مشتری و توانایی یافتن اسناد برای استفاده داخلی.
  • استراتژی پشتیبانی و حفاظت بیشتر در برابر از دست رفتن و گم شدن اطلاعات نسبت به اطلاعاتی که بر روی کاغذ وجود دارد.
  • هزینه های ذخیره سازی کاهش می یابد.
  • گردش کار خودکار برای تایید سریعتر اسناد، مانند فاکتورها.

من فکر نمی کنم کاعذ در طول عمر حرفه ای من ناپدید شود.

اما استفاده ی کمتر از کاغذ برای کسب و کار شما مناسب خواهد بود.
گام هایی که باید برای رسیدن به این هدف نیاز دارید، چیست؟

این هفت گام به شما در مسیر موفق رسیدن به محل کاری با استفاده ی کم از کاعذ کمک می کند.

مرحله ۱ – متوجه شوید که کاغذ باعث کند شدن فعالیت تجاری شما می شود

اگر متوجه نشدید که کاغذ چه تاثیرمنفی ای بر دفترکار شما دارد.

به راحتی می توانید ازدحام  کاغذ ها را در زمانی که کارها انجام می شود در نظر بگیرید.
در مورد استفاده خودتان از کاغذ فکر کنید. آیا اسناد و مدارکتان را در میز خود گم میکنید؟

یا وقت خود را صرف جستجوی پوشه های کاغذی مانیل در قفسه ها می کنید؟

پوشه های کاغذی مانیل در اوایل دهه ۱۸۰۰ اختراع شد.

چه تعداد فن آوری  از۱۵۰ سال پیش تا کنون اختراع شده است؟

آیا شماهنوز به کاغذها برای دسترسی به اطلاعات خود نیاز دارید؟
پیدا کردن یک سند ۱۵ دقیقه (یا بیشتر اگر گم شده باشد) می تواند طول بکشد.

مدیریت اسناد

مدیریت اسناد به شما این امکان را می دهد که اسناد خود را در عرض چند ثانیه پیدا کنید.

انتخاب با شماست. صرف ساعت ها وقت در هر هفته برای پیدا کردن اسناد مورد نیاز خود.

یا پیدا کردن اسناد در عرض چند ثانیه و استفاده از بقیه وقت خود را برای انجام کار.
ما اطلاعات تصویری برای نشان دادن چالش کاغذ ایجاد کردیم.

برای دسترسی سریع به پایان بخشیدن محل کاری با کاغذ نه چندان زیاد در راستای مدیریت اسناد اینجا را کلیک کنید.

مرحله ۲ – از دستگاه فتوکپی خود  برای اسکن اسناد کاغذی استفاده کنید

اگر دستگاه فتوکپی دیجیتال دارید، می توانید فورا دیجیتالی کردن اسناد خود را آغاز کنید.
در حالی که بسیاری از ادارات بر روی قابلیت چاپ و کپی تمرکز دارند.

اسکن کردن اسناد به وسیله ی چاپگر یک روش عالی برای به اشتراک گذاشتن اسناد است.

زمانی که از برنامه ها برای اسکن و ارسال ایمیل یا اسکن به یک مخزن اسناد آنلاین مانند Dropbox، Google Docs یا مخزن DM استفاده می کنید.

به عنوان مثال، از Laserfiche.

کاغذ را حذف کنید !

درست است، اگر می خواهید شروع به حذف کاغذ از دفتر خود کنید از همین الان شروع کنید. هیچ نرم افزار خاصی لازم نیست.

هرچند پروسه ی نرم افزار اتوماسیون با حذف عملیات دستی می تواند منافع بسیار زیادی به شما برساند.

اگر می خواهید شروع به از بین بردن انبوه و توده های  کاغذ کنید.

من شما را تشویق به خواندن نکاتی که برایتان جمع آوری کردیم،

نحوه استفاده از چاپگر برای اسکن یک سند – از بین بردن بی نظمی و شلوغی کاغذها و یافتن سریعتر اطلاعات.

مرحله ۳ – کاهش هزینه ها و پسماند ها با قوانین چاپ

کاغذ و دستگاه کپی شارپ

کاغذ و دستگاه کپی شارپ

تقریبا نیمی از نسخه ها و اسناد چاپ شده هرگز استفاده نمی شود. یک راه ساده برای از بین بردن پسماند با ایجاد و اجرای قوانین چاپ است. محدود کردن اینکه چه کسی می تواند چاپ رنگی کند.

کارهای چاپ را به به صرفه ترین چاپگر برساند و هر کار چاپی را ردیابی کند.

بنابراین شما به طور دقیق می توانید نقاط را برای بهبود در نظر بگیرید.

مرحله ۴ – آموزش خودتان

به خواندن این وبلاگ ادامه دهید! شما همچنین می توانید در مورد گزینه های مصرف کم کاغذ برای کسب و کار خود را از فروشندگانی مانند LaserFich (آنها دارای یک وبلاگ عالی هستند) بهره بگیرید .

مجلات آنلاین مانند KMWorld، ECMworld و استراتژی اسناد همچنین منابعی عالی هستند.

سازمان های حرفه ای مستقل مانند AIIM و ARMA بر نحوه مدیریت بهتر اطلاعات برای متخصصین اطلاعات و مدیران رکوردها تمرکز می کنند.

مرحله ۵ – درباره تجارب دیگران بخوانید

اگر شما در حال بررسی استفاده از مدیریت اسناد هستید یا دنبال یک استراتژی برای استفاده ی کم از کاغذ هستید.

یادگیری از دیگران را شروع کنید. شما باید برای منابع یافتن مشتری از شرکای اجرایی خود راهنمایی بخواهید.

شما همچنین می توانید در گروه های آنلاین در LinkedIn به دنبال به اشتراک گذاشتن اطلاعات و پرسیدن سوالات خود باشید.

مرحله ۶ – تصمیم بگیرید اگر می توانید بهتر کار کنید

هنگامی که شما یک دید کلی از ابزارهای استفاده ی کم از کاغذ دارید، یک گام به عقب بردارید و در مورد فرآیندهای کسب و کار فعلی خود فکر کنید:
• آیا هر روز کاغذی در سینی بازیافت وجود دارد؟
• آیا می توانید بلافاصله به سوالات مشتری پاسخ دهید یا مجبورید به آنها مجدد زنگ بزنید زیرا نمی توانید اطلاعات مناسب را پیدا کنید؟
• چند دقیقه (یا ساعت) مردم به دنبال اسناد می گردند و آنها را ذخیره می کنند؟
• چقدر زمان برای ذخیره سازی فایل های کاغذی غیرفعال صرف می کنید؟
در حالی که شما در مورد فرآیندهای فعلی خود و چگونگی دسترسی و استفاده از اطلاعات خود فکر می کنید، اگر فکر می کنید می توانید از کاغذ کمتر در محل کار خود بهره مند شوید؛ زمان برای گام بعدی است.

مرحله ۷ – با کارشناسان تماس بگیرید

وقت آن است که با شرکای بالقوه صحبت کنید که می توانند به شما در راستای داشتن محل کاری با مصرف کاغذ کم کمک کنند.

سیستم های پیشرفته می توانند با ارزیابی چاپی به شما کمک کنند.

برای این امر میتوانید با نمایندگی شارپ و یا نمایندگی فتوکپی شارپ تماس بگیرید .
دستگاههای فتوکپی شارپ در نحوه استفاده از کاغذ کاملا بهینه سازی شده و در استفاده از این دستگاهها کمترین پرت کاغذ میباشد .